一般事務になるには?仕事内容や必要なスキル、未経験から目指すには?

  • 2020.09.15
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一般事務になるには?仕事内容や必要なスキル、未経験から目指すには?
      
              

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投稿日:2020年9月15日|最終更新日:2024年10月23日

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「事務職ってどんな仕事だろう?」「将来安定した仕事に就きたいな」そう考えている人には特に気になる一般事務というお仕事。

一般事務は、書類作成やデータ入力など一見地味な仕事に見えるかもしれませんが、会社がスムーズに動くためには欠かせない、縁の下の力持ちのような存在です。
安定した働き方を求める人だけでなく、将来、専門的な事務職を目指したい人にとっても、一般事務は素晴らしいスタートラインとなります。

この記事では、一般事務の仕事内容から、役立つ資格や必要なスキル、就職先、年収、将来性、向いている人の特徴などをわかりやすく解説します。憧れの職業を目指せるオススメの専門学校も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください!

一般事務ってどんな仕事?

一般事務とは

一般事務とは、書類作成、データ入力、顧客対応などの基本的なオフィスワークを担当する職業(職種)です。OA事務と呼ばれることもあり、書類作成や問い合わせ対応などを中心に担い、多くの企業や団体で活躍しています。

事務は、経理担当(経理事務)や営業担当(営業事務)など、定められた分野でも活躍していますが、中にはそのような分野分けに当てはまらない事務仕事もあります。そして、それを担うのが一般事務と呼ばれる職種です。そのため、一般事務の仕事の幅は広く、臨機応変な対応が求められます。

また一般事務は、特定の資格やスキルが求められない他、時間外労働も少ない傾向にあることから、昔から人気の高い職種でもあります。また、未経験者でも挑戦しやすい職種であり、多くの企業が未経験者を歓迎しています。

ただし、キャリアアップや給与アップを目指すのであれば、専門性の高い業務を身につけたり資格を取ったりといった努力が必要でしょう。

一般事務の仕事内容とは

一般事務の仕事は毎日行うものから臨時的なものまで幅広く、会社によっても違いがありますが、主な仕事は以下のようなものになります。

  • 書類作成
    契約書の作成や資料作成、それらのファイリングなどを行う。
  • データ入力・管理
    顧客情報やマーケティングなどのデータを入力し、それを管理する。
  • 来客・電話・メール対応
    来客や電話、メールに対し臨機応変に対応する。来客の案内やお茶出しをすることも。
  • 備品管理
    事務用品や機器を管理し、必要に応じて発注や調達を行う。

他にも、郵便物管理や会議の準備など、一般事務はその時々に応じた業務を行い、会社の運営をサポートしています。

一般事務になる方法

一般事務として働くために、定められた学歴や経歴、資格などはありません。一般事務として企業や団体などに採用されれば、誰でも一般事務の仕事を行うことはできます。

一般的なのは、大学や短大、専門学校、または高校卒業後に一般事務として企業や団体に就職するというルートでしょう。また、中途採用により、事務経験者のキャリアアップや別の職業からの転向などで、一般事務職として就職するケースも多く見られます。

他には、派遣会社に登録して派遣の一般事務として働いたり、アルバイト・パートの一般事務として働いたりといった方法もあります。

一般事務の採用案件は多く、企業の種類や雇用形態も幅広いため、自身の将来的なビジョンやライフスタイルに合った選択はしやすいでしょう。

一般事務に求められる資格や試験

先述のように、一般事務には必ず取得しておかなければならない資格や、受けなければならない試験はありません。

ただし一般事務職に求められるスキルには、基本的なパソコンスキルやビジネスマナーが含まれます。特に、一般事務はExcelやWordを用いた業務が多いため、「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」の取得は、就職活動および実務に役立つでしょう。

MOSについて

この「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」とは、ExcelやWordといったマイクロソフト製品を使用するスキルを測る民間資格であり、Excel、Word、PowerPoint、Access、Outlookの5種の試験が実施されています。また、この内ExcelとWord試験については、それぞれ一般レベルとエキスパートレベルの2レベルに分けて実施されており、各レベルの目安は、以下のようになります。

一般 エキスパート
Excel Excelの基本的な使い方(書式設定、関数・数式の使用、グラフ作成etc.) Excelの高度な使い方(データ分析、マクロの作成、条件付き書式や入力規則の設定、etc.)
Word Wordの基本的な使い方(文字サイズ・フォント変更、文書印刷、表作成etc.) ワードの高度な使い方(スタイル機能、長文機能、他のソフトからのデータ取り込みetc.)

「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」は世界的にも通用する資格と言われており、これを学習・取得することで、一般事務としてのスキルは上がるでしょう。
ただし、これは一般事務の必須資格ではなく、一般事務としてのスキルを高めるための推奨資格です。

MOSの難易度や試験について

「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」の合格率は公式発表されておらず不明ですが、一般レベルが約80%、エキスパートレベルが約60%だと言われています。
また、エキスパートレベルはやや難易度は上がるものの、全体的な合格率は高く、難易度はさほど高くはないことがわかります。

試験概要は下表もしくはMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)公式ホームページをご確認ください。

一般 エキスパート
受験日程 指定会場による(ほぼ毎日実施)
受験料 10,780円(税込) 12,980円(税込)
試験会場 全国の指定会場
試験形式 実技試験
試験時間 50分
受験資格 なし
合格条件 1000点満点中、550点~850点が目安

※毎月1~2回実施している全国一斉試験もあります。
※受験料の学割あり

一般事務に関連する資格

前述のとおり、一般事務には特定の資格取得は必要ありません。しかし、「日商簿記検定」や「文書情報管理士」、「秘書検定」などは、一般事務にとっても役立つ資格として知られています。

日商簿記検定」とは、簿記のスキルを測るステイタスの高い検定であり、経理をはじめとしたさまざまな事務に役立てられます。
また「文書情報管理士」とは、資料や伝票などビジネスにおいて発生する文書の管理スキルを問うもので、書類作成を請け負うことが多い一般事務にとって強みになる資格です。
さらに、「秘書検定」では、マナーや一般常識を中心に学べるため、この資格はあらゆる場合で生かせるでしょう。

未経験から一般事務職になるには

1. 求人情報の徹底分析

一般事務の求人に応募する際は、企業が求めるスキルや経験を具体的に把握することが大切です。未経験OKの求人でも、即戦力となる経験者を優遇するケースは多くあります。自分の強みを明確にし、企業のニーズに合ったアピールをすることで、他の応募者との差別化を図りましょう。

2. パソコンスキルの習得

一般事務職では、WordやExcelなどの基本的なパソコンスキルが必須です。オンライン講座や資格取得を通じて、これらのスキルを体系的に学ぶことをおすすめします。特に、MOS資格を取得することで、実務に必要なスキルを証明でき、自信を持って応募できます。

3. 実務経験の積み重ね

未経験から一般事務職を目指す際には、実際に事務の仕事に触れる経験を積むことがおすすめです。未経験OKの求人を探し、短期のアルバイトや派遣社員として働くことで、職場の雰囲気や業務内容を理解し、スキルを実践的に学ぶことができます。

4. 他の職種で培ったスキルのアピール

一般事務への転職を考えている場合、コミュニケーション能力やビジネスマナーなど、他の職種で培ったスキルをアピールすることで、事務の未経験者でも、自分の適性を示すことができます。例えば、接客業の経験があれば、顧客対応のスキルを強調しましょう。これらの経験を具体的に伝えることで、魅力的な候補者として評価される可能性が高まります。

5. 面接対策

面接では、志望動機や自己PRを明確にすることが大切です。企業研究を行い、どのような人材が求められているのかを理解した上で、自分の強みや経験を具体的に語りましょう。また、質問に対する準備をしっかり行い、自己分析を通じて自分の価値を明確にすることも重要です。来客対応も業務に含まれる場合、適切な言葉遣いや態度を見せることで、より印象を良くすることができるでしょう。


未経験から一般事務職に就職するためには、求人情報の徹底分析、基礎スキルの習得、実務経験の積み重ね、過去の経験のアピール、そして面接対策が重要です。
これらのステップを踏むことで、自信を持って就職活動を進めることができ、未経験からでも一般事務職への就職が叶う可能性が高まります。

今後の一般事務の将来性

事務は、あらゆる分野の企業運営において、また団体や自治体の運営において、欠かすことのできない業務です。日本ではまだまだアナログな方法で事務を行っている会社も多く、一般事務の需要は保たれています。そして、今後も一般事務の担う仕事がなくなることはないでしょう。

とはいえ、近年では技術の進化により、コンピューターやインターネットを用いた便利なツールが多数生み出され、事務作業は効率化されつつあります。今後、今まで一般事務が担ってきた仕事が、機械に代替されることもあるでしょう。そうなれば、一般事務の人件費は削減され、需要が減ることも予想されます。

そして、このような需要減少の流れに負けず、一般事務として活躍を続けるためには、簿記やITなどといった専門的な事務スキルを身につけることが求められます。

一般事務の就職先

一般事務の就職先は、民間企業から団体、自治体など、多岐に渡ります。運営されているほとんどの組織において事務担当者は必要であるため、常に求人は多数出されています。また、学歴不問で未経験者を受け入れるなど、就職にあたっての条件も厳しくはないことが多いため、就職自体はしやすいでしょう。

さらに、一般事務の就職は雇用形態も幅広く、正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなど、さまざまな働き方が可能です。雇用形態によって待遇は変わりますが、ライフスタイルに合わせた働き方がしやすく、環境が変わっても仕事を続けやすい職種だと言えるでしょう。

一般事務の平均年収・MAX年収

一般事務の年収は300万円前後、月給は22万円前後が相場です。この水準は、日本人全体の平均年収である約450万円と比べると、やや低めであると言えるでしょう。しかし、一般事務の中には入社して間もない人が多く、また派遣社員や契約社員として働いている人も多いため、このように水準が押し下げられているとも考えられ、正社員で働く一般事務の中には、平均を大きく超える年収を得ている人もいます。

また、一般事務の年収は、キャリアや勤める企業の規模、地域などによっても大きく変わります。アルバイトおよびパートとして一般事務職についている人も多く、その場合の時給は、1500円前後が相場になります。

一般事務に向いているのはこんな人

●コツコツ作業ができる人
一般事務は、毎日パソコンや資料に向かって、決められた仕事を行うことが多い職業です。そのため、ルーティンワークやデスクワークが苦にならず、こつこつと一人で作業をすることが好きな方は、この職業に向いています。逆に、アクティブに動く仕事がしたい人や細かなパソコン作業が苦手な人は、一般事務には向かないでしょう。

●柔軟な対応力がある人
また、優れた対応力や几帳面さも、一般事務には必要です。一般事務は他の社員から仕事を頼まれることが多く、それらに対する柔軟な対応が必要になるためです。さらに、資料作成やデータ入力ではちょっとしたミスがトラブルに繋がる恐れもあるため、正確な作業が行える几帳面さも大切です。

●気遣いができる人
加えて、気遣いができる人も一般事務には向いています。なぜなら、一般事務には毎日の事務業務を行うだけでなく、裏方として周りの人のサポートをすることも求められるからです。同僚のサポートをしたり、上司や社員が求めることを先回りして考えられたりできれば、全体の業務がスムーズに回り、一般事務として重宝されるでしょう。

一般事務に関連する職業

事務職には、一般事務と呼ばれるもの以外にも多くの種類があり、その例としては、営業事務や経理事務、総務事務などが挙げられます。これらは一般事務と同じく、多くの企業で活躍している事務職であり、営業事務ならば営業、経理事務ならば経理など、各分野に特化した事務仕事を担っています。

また、貿易事務医療事務、介護事務など、専門的な事務を行う事務職も存在し、これらも一般事務の関連職に数えられます。ただし、一般事務に比べると、これらの事務が行う仕事は専門性が非常に高く、独自のスキルが求められます。

一般事務に関連するおすすめの専門学校

ここからは、おすすめの一般事務に関連する専門学校をご紹介します。
いずれも一般事務に関連する分野でとても評価の高い学校なので、専門的に学びたいという方には最適な学校です。

総合学園ヒューマンアカデミービジネスカレッジ【東京都新宿区】

◆関連学科:総合ビジネス専攻、進路対策専攻(1年制)

ビジネスシーンで求められるマナーや一般常識、PCスキル、コミュニケーション能力などを身につけながら、必要な資格取得を目指せるムダのないカリキュラムを用意。
2年後にしっかりと就職できる“就職力”を身につけます。
総合学園ヒューマンアカデミービジネスカレッジの詳しい紹介はこちら

グレッグ外語専門学校【東京都目黒区】

◆関連学科:貿易ビジネスコース

1964年、グレッグは東京/代々木でスタートしました。
創立から50年以上を迎えたグレッグは、日本のエリートビジネスマンの語学教育をリードし続けてきました。

グレッグ外語専門学校の詳しい紹介はこちら

大原簿記学校【東京都千代田区】

◆関連学科:オフィスビジネスコース、OA経理ビジネスコース、経理ビジネスコース、ビジネス専攻コース

全国45都市に101校!「本気になったら大原!」
税理士・公認会計士・経理・ビジネス・情報・スポーツに強い大原でキミの「なりたい」をみつけよう!

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大原簿記法律専門学校難波校【大阪府大阪市】

◆関連学科:ビジネス ライセンス系、医療事務系

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◆関連学科:医療秘書・事務学科、IT医療情報学科、医薬品・登録販売者学科、ビジネス秘書・事務学科、オフィスビジネス学科、SNSマーケティング学科[新設]、イベントビジネス学科、ゲーム・eスポーツ ビジネス学科[新設]、販売・マーケティング学科、経営マネジメント学科、ビジネスライセンス学科

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